Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest Hubert Wanga, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą HW Software Hubert Wanga, ul. Owsiana 22/15, 62-800 Kalisz, NIP 9680992027 (dalej: Administrator). Kontakt: kontakt@ogarnijwycene.pl. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

Ogarnij Wycenę (ogarnijwycene.pl) to usługa, w której przygotowujesz wycenę w PDF ze zdjęć, plików i notatek. Z usługi korzystają przedsiębiorcy.

Dane Twojego konta (e-mail, nazwa firmy, NIP, ustawienia wyceny, opinie, dane techniczne): Administrator sam decyduje, po co i jak je przetwarza. W tym zakresie jest administratorem.

Dane Twoich klientów (imię i nazwisko, kontakt, dane na zdjęciach i w plikach, które wrzucasz do wyceny): to Ty decydujesz, po co je wprowadzasz, więc to Ty jesteś ich administratorem. Administrator przetwarza je jako podmiot przetwarzający, na Twoje polecenie i na zasadach z załącznika do regulaminu. Odpowiadasz za to, żeby mieć podstawę do wprowadzenia danych klienta i poinformować go o przetwarzaniu.

• Konto i logowanie przez Google. E-mail, imię i nazwisko z Google, identyfikator konta, ciasteczko sesji. Podstawa: umowa o usługę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Czas: do usunięcia konta.
• Przygotowanie wyceny i PDF. Nazwa firmy, NIP, dane kontaktowe na wycenie, ustawienia, pozycje, dane klienta, zdjęcia i pliki, gotowy PDF. Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b). Czas: do usunięcia wyceny lub konta. Pliki źródłowe usuwamy po zapisaniu wyceny; pliki wrzucone, ale niezapisane w wycenie, usuwamy przy kolejnym zapisie wyceny, jeśli mają ponad 7 dni.
• Odczyt zdjęć, plików i notatek przez narzędzie AI. Zdjęcia, PDF-y, notatki i wzorcowe wyceny. Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b). Pliki są przekazywane na czas odczytu (patrz pkt 5).
• Obsługa wiadomości i zgłoszeń. E-mail i treść wiadomości. Podstawa: umowa lub prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. b lub f). Czas: do zakończenia sprawy, potem do upływu przedawnienia ewentualnych roszczeń (3 lata).
• Opinie o serwisie (pole „Co możemy ogarnąć lepiej?”). Treść opinii i identyfikator konta. Podstawa: prawnie uzasadniony interes, czyli rozwój serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f). Czas: do usunięcia konta.
• Statystyki odwiedzin bez ciasteczek. Dane techniczne o odwiedzinach, bez profilu reklamowego. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Bezpieczeństwo i logi techniczne. Adres IP, data i czas żądania, przeglądarka. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f). Czas: zgodnie z zasadami dostawców, zwykle do 30 dni.
• Dowód akceptacji regulaminu i obrona przed roszczeniami. Wersja i data akceptacji regulaminu oraz podstawowe dane konta. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Czas: przez okres korzystania z Serwisu oraz do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z działalności gospodarczej (zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego zasadniczo 3 lata od usunięcia konta).

Podanie danych jest dobrowolne, ale nazwa firmy i NIP są potrzebne, żeby przygotować wycenę z danymi firmy. Bez konta Google nie zalogujesz się do serwisu. Branża, VAT, warunki, dane kontaktowe na wycenie, wzorcowe wyceny i opinie są dobrowolne.

Dane obsługują podmioty, bez których usługa nie działa:

• Supabase Inc. — baza danych, pliki i sesja logowania.
• Google (Google Ireland Limited, Google LLC) — logowanie kontem Google oraz odczyt zdjęć, PDF-ów i notatek przez Gemini (narzędzie AI Google).
• Vercel Inc. — hosting aplikacji i statystyki odwiedzin.
• HOSTIDO.PL Gałązka Sp.J. — domena i skrzynka kontakt@ogarnijwycene.pl.
• Podmioty obsługujące Administratora (księgowość, pomoc prawna, IT) w zakresie zleceń oraz organy państwowe, gdy wymagają tego przepisy.

Danych nie sprzedajemy. W serwisie nie ma reklam ani profilowania reklamowego.

Zdjęcia, PDF-y, notatki i wzorcowe wyceny, które wrzucasz, są wysyłane do Google Gemini (Gemini API, płatny poziom z umową powierzenia Google). Narzędzie wyciąga z nich propozycje pozycji: nazwę, ilość, jednostkę i cenę. Google przetwarza je w naszym imieniu i może je krótko zapisywać tylko po to, żeby wykrywać nadużycia i spełniać obowiązki prawne.

Narzędzie nie liczy sum, VAT ani wartości pozycji — robi to aplikacja. Narzędzie może się pomylić, więc przed pobraniem PDF sprawdzasz każdą pozycję i cenę. Nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wobec Ciebie ani Twoich klientów i nie wysyła wyceny nikomu.

Google, Vercel i Supabase mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Stosują mechanizmy zgodne z RODO: decyzję wykonawczą Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. o odpowiednim stopniu ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (dla certyfikowanych podmiotów) albo standardowe klauzule umowne. Tam, gdzie to możliwe, wybieramy lokalizację w UE. Szczegóły są w politykach prywatności dostawców.

Serwis używa tylko niezbędnego ciasteczka sesji logowania. Bez niego nie możesz być zalogowany, więc nie wymaga zgody. Statystyki odwiedzin (Vercel Web Analytics) działają bez ciasteczek, dlatego nie pokazujemy baneru zgody. Logowanie kontem Google może ustawiać własne ciasteczka na domenie Google — zasady określa Google.

Ciasteczka możesz usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie ciasteczka sesji uniemożliwi logowanie.

Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli zgoda została udzielona, możesz ją cofnąć — nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Konto i wszystkie dane usuniesz sam w zakładce Konto. Pozostałe prawa zrealizujemy po wiadomości na kontakt@ogarnijwycene.pl, w terminie miesiąca od wpłynięcia żądania (z możliwością przedłużenia w uzasadnionych przypadkach określonych w art. 12 ust. 3 RODO). Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Dane przesyłamy szyfrowanym połączeniem. Pliki leżą w prywatnych zasobach, a dostęp do rekordów mają tylko ich właściciele (reguły dostępu w bazie). Po stronie Administratora dostęp mają osoby upoważnione. Zabezpiecz też swoje konto Google.

Po usunięciu konta kasujemy profil, wyceny, pozycje, pliki i opinie ze środowiska operacyjnego. Zapisy niezbędne do wykazania akceptacji regulaminu i obrony przed roszczeniami przechowujemy przez okres przedawnienia roszczeń (3 lata). Kopie zapasowe dostawcy infrastruktury mogą przez krótki czas (zwykle do 30 dni) zawierać dane i są nadpisywane w zwykłym cyklu.

Polityka może się zmienić, np. po zmianie przepisów lub dostawców. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem /polityka-prywatnosci, z datą publikacji i aktualizacji. O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji.

Przed pierwszym logowaniem akceptujesz regulamin i potwierdzasz, że znasz tę politykę. Zapisujemy wersję i datę akceptacji. Akceptacja regulaminu nie jest zgodą w rozumieniu RODO — podstawą przetwarzania jest umowa o usługę.